L'efficacité en équipe est un défi quotidien. Entre les consultations, les chirurgies et la gestion des confrères/consoeurs et assistants/assistantes, il ne reste plus beaucoup de temps. Si vous ajoutez à tout ça les réunions, planifier les priorités, organiser la soirée d’équipe, quelques pauses bien méritées et un cortège d’autres tâches urgentes, vous pouvez vite avoir l’impression d’être débordé, jusqu'à avoir un sentiment de « tête sous l’eau ».
Voici un partage d’outils précieux et indispensables à la gestion moderne d’une clinique vétérinaire.
Les outils ci-dessous sont ceux que j’utilise. Je les aime d’une grande simplicité, confortables à utiliser et de préférence en ligne.
Faites-moi confiance ! Si je les utilise, c'est parce qu'ils sont extrêmement facile.s Et le fait de démarrer avec des instruments faciles, vous encourage et vous met en confiance.
Exemple: j'ai, pendant des semaines, insisté pour créer ce blog avec WordPress. Cet outil de création de site Internet est considéré comme un des meilleurs et certains parlent de facilité d'utilisation.
Après des semaines à me rendre nerveux, fatigué, hyper frustré, avec l'obligation dès le moindre bug de passer par un développeur pro (payant !)... j'ai fini par abandonner. J'aurais dû le faire bien avant mais je ne voulais pas lâcher (il s'agit d'un biais cognitif bien connu qu'on appelle "l'aversion à la perte" ). J'avais commencé avec WordPress et je n'en démordais pas: je finirais avec WordPress ! J'ai tout arrêté et finalement créé ce site avec Wix.
BEAUCOUP plus simple, à la portée de tous et enfin j'avance.
Les outils ci-dessous ont été choisis avec cette même philosophie: simplicité, l'important étant l'action !
Google agenda
Dès le moment où vous possédez une adresse Gmail, vous avez accès au mail et aussi à Google agenda. L’avantage de cet agenda est la possibilité de l’avoir à jour partout où vous êtes. Gratuit, relativement complet et facile d’utilisation. Des rappels de rendez-vous importants peuvent être envoyés par mail, des codes couleurs pour différencier les types de rendez-vous (chirurgie, consultation, délégué, contrôle, etc…).
Le gros avantage : l’agenda sur le téléphone. Quand un collègue ou ASV remplit l’agenda au comptoir suite à un coup de fil et que vous êtes ailleurs, le rendez-vous s’inscrit sur votre téléphone en direct, à condition d’avoir une connexion internet.
Vous pouvez aussi avoir une adresse personnalisée avec Google Suite, payant.
Google keep (notes keep)
Petite application de prise de notes développée par Google. Très pratique, jolie et toujours aussi simple. Un bloc note en ligne.
Sur le téléphone, utile pour prendre note de quelque chose qui vous traverse l’esprit, une tâche à accomplir dans la journée (avec rappel possible par sms).
Je m’en sers tous les jours : mémo vocal, liste de courses, photo, boîte à idées, bref, tout ce qui me passe par la tête.
Au Centre vétérinaire (sur ordinateur fixe), les assistantes utilisent Google keep pour des informations « fixes » : liste des éleveurs, les téléphones des différents taxis animaliers, les coordonnées des centres d’éducation canine de la région, etc…
Le principe : avoir en permanence, à portée de main vos informations préférées.
L'application Google keep est attachée à votre compte Google, vous avez donc autant de Google keep que de comptes Gmail. Exemple: mes assistantes utilisent le Google keep relié au compte du Centre vétérinaire, mais n'ont pas accès à mon Google keep perso, lié au compte Marketing Vétérinaire.
Depuis l'installation de cette application, au sein de l’équipe, on entend beaucoup moins le fameux : "Mais où est-ce qu’on a mis ça ? ! "
Trello
On monte d’un cran avec cette application (toujours en ligne).
Une "to do list" dans les règles de l’art. L’avantage avec cette application est que vous pouvez créer plusieurs tableaux en fonction de vos thèmes (Ex : Centre VT, blog marketing, Maison…) et donc avoir sur une seule plateforme les tâches privées, pros, personnelles, etc… Vous pouvez aussi choisir de partager un seul tableau (par exemple le tableau pro avec votre équipe ou le tableau "maison" avec votre conjoint.e).
Ce qui me plait dans Trello :
la facilité de déplacement des tâches (une tâche est appelée pavé) en glissant d’une colonne à l’autre.
Classer les tâches par catégorie avec des couleurs différentes : Urgent, Pas traîner,…
Une multitude de photos de fond magnifiques, qui permettent en plus de différencier vos tableaux
Avoir votre application sur ordi ET sur téléphone
Petit truc : dans un tableau, créer 3 colonnes : A faire / En cours / Terminé. Et faites glisser les tâches d’une colonne à l’autre. Personnellement j’ai une 4 ème colonne : le Fourre-tout (j'ai hésité avec "Peut-être un jour" ) avec toutes les idées que je veux sortir de ma tête, et qui n'encombrent pas la liste "A Faire". Il est fondamental de ne pas encombrer la liste principale, sinon la frustration et le découragement vont pointer le bout de leur nez.
Quand vous décidez de partager un tableau des tâches avec l’équipe, tous les objectifs sont visibles par toute la structure. On appelle ça une communication décloisonnée. Vous remplissez, modifiez… l’équipe suit le chemin des objectifs en toute transparence.
Vous pouvez assigner les tâches à des personnes en particulier et l’afficher dans le tableau, ainsi tout le monde sait qui fait quoi.
Une situation que vous ne pouvez pas atteindre avec de simples emails.
Une situation intéressante pour utiliser Trello : une requête d’un client par email. Quelle que soit cette requête, vous pouvez partager sur le tableau Trello et comme le partage est horizontal et transparent, on peut assigner une réponse à un collaborateur en particulier.
On gagne un temps fou par rapport à un tableau blanc sur le mur de la salle de prépa, ou à un mail qui reste « non lu » tout le weekend, ou plus.
Vous pouvez faire gagner du temps à tout le monde en donnant à une toute nouvelle recrue les outils dont elle a besoin pour réussir, sans stress, avec un tableau tout prêt qui contient tout le nécessaire : quelques procédures, l’histoire de votre pratique, la philosophie et les points importants à assimiler en priorité.
Google drive
De plus en plus, les documents sont placés sur le cloud. Que ce soit Google ou tout autre service permettant de placer des documents en ligne (drop box, one note, Microsoft, …), je vous le conseille ! Je travaille aujourd’hui depuis plusieurs ordinateurs différents (4 au Centre vétérinaire, la maison, le portable), je ne pourrais pas m’en sortir sans un stockage sur le net.
Les documents sont modifiés et enregistrés à la seconde, récupérables partout, et protégés par la meilleure version antivirus qui soit.
Astuce : l’achat d’un chromebook vous permet de bénéficier de 100 giga de stockage en ligne sans frais.
La jeune vété qui travaille en ce moment avec moi a disposé toute la médecine vétérinaire sur son Drive. Tous les dossiers sont organisés par mot clé et on y trouve l'intégralité de la médecine interne. Juste incroyable. La semaine dernière je cherchais des valeurs de référence pour une hormone, le temps d'aller vers ma bibliothèque, de chercher le bouquin puis de chercher dans le bouquin, cette jeune vété (diplôme + 10 jours) avait trouvé la réponse ... dans son drive.
Pour démarrer, voici quelques astuces de base pour organiser son Drive:
Le chromebook
Je ne suis pas un geek mais alors là, vraiment pas. Aussi, je m’excuse si je suis hyper basique pour certains, mais j’avoue, cela ne fait que quelques semaines que j’ai découvert la philosophie Chromebook.
Qu’est-ce donc ?
Un Chromebook est un ordinateur portable fonctionnant avec le système d’exploitation Chrome OS. La philosophie Chromebook : aucun logiciel donc aucun programme à lancer, pas de Windows, peu de mémoire de stockage, peu de mémoire vive, un prix bas (vous pouvez acquérir un excellent Chromebook pour 390 € TTC (celui que j'ai choisi), il en existe déjà à 249 €).
Du coup la batterie est super endurante.
Le but est de tout stocker en ligne. Les avantages : le prix bas, le démarrage rapide (4 secondes chrono pour le mien), pas besoin d’antivirus (il est en ligne et à-jour à chaque seconde), pas besoin de l’éteinre pour les mises à jour, elles se font automatiquement en arrière-plan pendant que vous travaillez.
Si le Chromebook est volé, perdu, cassé, achetez un autre Chromebook et avec votre code d'ouverture, vous récupérez tout !
La gestion des mails
Vous êtes peut-être un expert dans la gestion des emails, le tri, l'archivage, la création de différents dossiers, les courriers à suivre, les non-lus et le reste. On ne vous la fait pas dans la gestion des mails de promotions, la création d'onglets, de catégorie ou la planification d’envoi.
A tel point qu'on en oublie qu'il s'agit avant tout d'une incroyable perte de temps.
Cet été j'ai discuté avec 2 vétérinaires associés en Normandie (parmi 7 associés en tout, 5 salariés et 8 ASV, structure impressionnante), ils m'expliquent que une des grandes frustrations et cause de tensions importantes dans le travail était de rentrer à la maison et d'avoir encore à gérer ses mails. Répondre à des clients, à des délégués pharmaceutiques, à des propositions de formations, les stagiaires, les nouveaux services et toute l'escorte de sollicitations en tous genres.
Je vous l'ai dit: en tous genres !
Et vos ASV ? Pourquoi ne s'occupent-elles pas de ça ?
"Quoi ? Comment ? Nos ASV ne sont pas compétentes pour gérer les mails, en plus il y a des trucs perso et puis les invitations des labos aux soirées formation, il n'y a que moi, vétérinaire qui puisse gérer ça ! "
Fadaise Niaiserie Baliverne Sottise ! Voilà ce que j'en pense.
Je ne suis pas toujours tranché sur les sujets car chacun a sa gestion et chacun ses préférences, mais là, il n'y a rien de plus faux.
En ce qui concerne les mails, les ASV peuvent TOUT gérer. Absolument tout !
Mes ASV répondent à tous les mails clients, mon intervention sur ce sujet est de moins de 5 mails par an, elles transmettent, répondent, cherchent les solutions et trouvent !
Puisqu’il s’agit d'une adresse professionnelle, rien de perso ne doit arriver là. Bien sûr je reçois probablement moins de mails que mes amis normands mais j'ai aussi 4 fois moins d'ASV.
Quant aux formations, aux invitations de firmes en général en soirée, vous pensez être seul à pouvoir répondre, vous pensez impossible que les assistants gèrent votre agenda, et puisque vous répondez à ces demandes de formations en les cherchant parmi tant d'autres mails, vous finissez par vous intéresser à beaucoup d'autres messages.
Voici ce que je vous propose:
Les ASV gèrent les mails, elles ont créé un onglet "formations", non seulement elles regroupent dans cet onglet les courriers concernés, et en plus, elles remplissent votre agenda avec les propositions de formations du mois.
Les ASV notent dans votre agenda google toutes les propositions de formations reçues par mail.
Une fois par mois (ou une fois tous les 15 jours) elles vous préviennent (sms, mail PERSO, WhatsApp équipe, Google keep, Trello ou post-it sur l'écran) qu'il faut checker les formations.
Vous regardez votre agenda Google dont les formations sont dans une couleur spécifique qui signifie "provisoire" (par exemple rose pâle) et vous supprimez celle où vous êtes sûr d’être absent.
Comprenez bien car c’est contre-intuitif : vous n’ajoutez aucune formation à votre agenda, elles y sont toutes ! Vous les retirez.
Imaginez que vous ayez 5 propositions de formations ce mois-ci, un record. Et bien ce record devrait vous prendre moins de 4 minutes pour être géré.
Si vous n’aimez pas beaucoup les réunions ou que vous les aimez mais que vous considérez que le temps investi dans les réunions est énorme, vous êtes probablement une femme, un homme avisé(e).
Chaque fois que j’avais quelque chose à dire à l’équipe, je l’ajoutais à une liste et j’attendais le moment opportun (qu’on soit tous présents ou lors d’une réunion planifiée) pour délivrer toute la liste.
Aujourd’hui je procède différemment : j’ai créé un WhatsApp d’équipe et en moins de temps qu’il ne faut pour le dire, j’envoie l’information utile à tout le monde en même temps. Une rupture de stock, le décès du chien d’un client régulier, ne pas oublier de signaler que les body rendent les chats plus calme et mille autres petits détails.
Ainsi, si vous gérez plusieurs structures, l'information s'envole immédiatement vers tous les destinataires concernés.
Le gain de temps est considérable, si tout devait passer par des réunions, on y passerait des semaines.
Zoom
Si toutefois des réunions sont indispensables, pensez à l’outil Zoom : service de vidéoconférence par ordinateur, téléphone, tablette. Cet outil (cousin de Skype) permet de mettre en place très facilement des rendez-vous avec vos collaborateurs par écrans interposés.
Plus besoin de revenir ou faire revenir quelqu’un à la clinique pour la réunion.
Gain de temps, augmentation des performances et du confort.
Un fait historique: depuis le début de la crise sanitaire COVID (mois de mars 2020), le chiffre d'affaire de la plateforme Zoom, est passé de 145,8 à 663,5 millions de dollars, soit une croissance de 355 % en quelques mois !
Vous créez un compte gratuitement, la réunion zoom autorise jusqu'à 3 postes différents sans abonnement payant. Lorsque vous êtes inscrit, vous planifiez facilement une réunion, Zoom vous donne un lien que vous pouvez envoyer aux personnes concernées. Il vous suffit de gérer les rappels.
Quelques chiffres par rapport aux réunions en entreprise.
Le problème n°1 des réunions est qu’elles dévorent un temps colossal et précieux. En réalité le temps est notre ressource la plus importante dans une structure vétérinaire et ce temps vaut de le l’argent, beaucoup d'argent et beaucoup, beaucoup plus que vous n'imaginez.
En réalité votre temps est plus précieux que l’argent
Se passer de réunion, impossible ?
Pas du tout.
Nous sommes nombreux à être prédisposés à croire que les réunions de travail sont un mal nécessaire. En même temps, nous ne faisons pas beaucoup d'efforts pour rendre celles-ci plus efficaces.
Selon une étude d'Atlassian (développeur d’outils pour améliorer l’efficacité au travail), 50% des réunions sont considérées comme inefficaces voire inutiles.
Cela signifie que les participants ou dans notre cas, les vétérinaires, en ressortent sans objectif clair, la vision de leurs tâches est floue.
Même si le temps passé ensemble est perçu comme collaboratif et efficace, ce n'est pas un temps passé à produire.
Cette même étude a révélé que les entreprises américaines dépensaient 37 milliards de dollars en salaire pour des réunions inutiles. L'argent s'envole littéralement par la fenêtre du bureau.
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