Chez les vétérinaires qui engagent, il y a deux écoles qui s’affrontent.
Les vétérinaires qui engagent des vétérinaires
Les vétérinaires qui engagent des ASV
Et les deux écoles ne se sont pas encore mises d’accord. Il y a chez l’une et chez l’autre des raisons d’être … ou pas.
Petit tour d’horizon.
J’utiliserai souvent le terme d’ASV (Auxiliaire Spécialisé Vétérinaire), ainsi, en abréviation, il comprend le genre féminin et masculin. Même si les ASV sont représentées par une majorité écrasante de femmes.
Les vétérinaires qui veulent engager des vétérinaires :
Leurs revendications sont claires et le raisonnement est ma foi assez simple à comprendre : pourquoi engager une ASV alors qu’un vétérinaire peut faire le travail de l’ASV, et en plus faire des consultations et des chirurgies ?
Pourquoi se passer de cette espèce rare ?
Qui pourrait résister ?
Et si l’école adverse n’est pas encore convaincue, on pourrait ajouter : dans certains cas (dans certaines structures), pour le même prix qu’une ASV !
ASV = tâches ASV pour X euros
VT = tâches VT + tâches ASV pour X euros
Une équation impitoyable et d'une simplicité enfantine
Voilà donc un VT fraîchement sorti, plein de motivation que l’on va engager pour répondre au téléphone, vendre des croquettes au comptoir, envoyer le mail que Mme Dupond attend sur l’élevage de caniches, juste avant de faire l’ovario… ah non, d’abord vendre l’antipuce et répondre à nouveau au téléphone.
Par rapport à ceux qui engagent des ASV, c'est un des rares avantages, peut-être le seul. Evidemment il est de taille.
Les vétérinaires qui veulent engager des ASV :
Ceux-ci sont pour la répartition des tâches ou plus précisément la répartition du travail en fonction des tâches. Ils listent les tâches à accomplir sur une journée et les tâches non médicales seront préférentiellement cédées aux ASV.
Petit exercice : listez toutes les tâches sur une journée, soyez complet, ensuite répartissez ces tâches en 2 colonnes : une colonne de tâches médicales exclusivement réservées aux vétérinaires, dans l’autres colonne, tout ce que vous pouvez déléguer.
Faites-le demain ! Détaillez toute la journée.
La meilleure façon (mais il faut le vouloir), c'est de faire sonner son téléphone toutes les heures, la sonnerie vous rappelle d'écrire tout ce que vous venez d'accomplir pendant l'heure écoulée. Au bout de la journée vous avez la liste la plus réaliste qui soit.
La liste obtenue ainsi est complète et on ne peut plus réaliste.
C'est d'ailleurs très drôle de comparer cette liste avec un confrère qui s'est prêté au jeu.
Je ne dis pas que tout ce que vous pouvez légalement (déontologiquement) déléguer aux assistantes le sera, mais au moins envisagez cette possibilité.
Si la répartition est correcte, et que à chaque tâche vous attribuez un temps d’exécution, vous devriez obtenir un ratio de 30 à 40 % d’activité médicale et de 60 à 70 % pour le reste.
La frontière est floue en fonction des pratiques, chez certains vétérinaires, les ASV prennent l’anamnèse, pèsent l’animal et prennent la température.
Les anglo-saxons sont adeptes du five minutes consulting: alors que le client reste 30 minutes dans la clinique, ils ne voient le vétérinaire que 5 à 10 minutes maximum, le reste du processus étant confié entièrement aux nurses (anamnèse et prise de température, impression de l’ordonnance dictée par le vt, préparation des médicaments, explications, paiement et rendez-vous de contrôle).
Le jour où vous êtes submergé de travail, vous interviendrez uniquement au niveau du bloc central (image ci-dessous).
Alors quels sont les avantages d’avoir une équipe composée d’ASV ?
la segmentation des tâches: chacun fait ce qui est précisé dans sa description de fonction. Cette “spécialisation” des activités augmente la confiance des clients envers l’équipe et surtout, le fait d’avoir des tâches désignées diminue les hésitations voire les jalousies. Vous ne ferez jamais aussi bien que vos ASV les tâches qu'elles maîtrisent.
une liberté inégalée pour les vétérinaires. Cette partie est certainement la plus fondamentale. Je le vis au quotidien, lorsque j’ai un trou d’une demi-heure dans l’agenda, je ne me prive pas pour aller faire des courses ou faire un coucou aux enfants, boire un café ou juste flâner sur internet. Mon ASV continue à vendre et décrocher le téléphone. Comment justifier cette façon de faire avec d’autres vétérinaires ?
le recrutement est plus aisé. Beaucoup plus aisé ! Avec une équipe composée d’ASV, vous attirez beaucoup plus facilement de nouveaux vétérinaires (que ce soit pour remplacement ou aide longue durée) surtout la jeune génération, addict au bien-être. Pour la ou le jeune remplaçant, travailler avec 2 assistantes est d'un luxe inespéré. Pas de cage à nettoyer, pas de téléphone à décrocher, pas de ménage...
Et le confort, on en parle ? C’est justement la segmentation des tâches qui autorise cette liberté et ce confort. Ne pas passer 10 min au comptoir pour expliquer les vermifuges, 5 fois par jour, vous autorise à faire plus de médecine. Lorsque vous n’avez aucune ASV, vous êtes vite débordé. Au four et au moulin et naturellement (insidieusement !), votre agenda se sature virtuellement. Je dis virtuellement car sans ASV, tout prend beaucoup plus de temps.
On a en général du mal avec cet état de fait: une impression d’être débordé alors que les rendez-vous occupent, à peine la moitié du calendrier.
Cela vous pousse (consciemment ou non) à prendre moins de client et donc à passer à côté d’une rentabilité plus élevée.
C’est inévitable et vérifié dans toutes les structures: engagez une ASV et vous voyez le nombre de consultations augmenter dans la semaine !
Plusieurs effets:
L’image de votre entreprise gagne en galon du jour au lendemain
Votre temps disponible est multiplié par deux et vous êtes disposé à prendre plus de consultation, de détartrage, de chirurgie.
Il est normal que nous n’ayons pas la même patience au comptoir quand une ou plusieurs chirurgies sont en attente. Je suis bluffé par la dévotion des asv à l’égard des clients mais elle s’explique: c’est leur job !
Pareil pour le téléphone. La patience est de mise et donc de manière générale, l'accueil téléphonique est meilleur quand c'est une ASV qui répond. Les vétérinaires sont plus expéditifs.
Le comptoir, pour un vétérinaire, c’est toujours une étape, c’est toujours un passage provisoire. Pour les ASV c’est “maison” , le travail classique.
Et des métiers différents ne pourront jamais donner les mêmes ressentis.
Il est compréhensible que sur la longueur d’une carrière, il soit difficile de prester comptoir, vente, conseil, consult, chir, et les fameux 20 à 40 coups de fils par jour.
Si le bonheur ou le bien être est une notion qui vous parle, les ASV en sont des pourvoyeurs indéniables.
Les tâches administratives de comptabilité sont déjà un travail en soi, ajoutez tout le reste et le bien-être s’effondre à une vitesse inimaginable.
Liberté toujours présente
Temps retrouvé
Confort permanent
Des compétences clés pour traverser une carrière sereinement.
Quand dans une clinique vétérinaire, chacun peut faire ce qu’il aime, un cercle vertueux se met en place.
Les jeunes recrues préfèrent intégrer des structures où les ASV existent déjà. Les possibilités de s’améliorer dans une branche sont nettement plus importantes. Le timing libéré pour les formations est plus accessible.
Et surtout, la motivation grandit et quand vous êtes plus motivé, la conséquence automatique est une meilleure qualité de travail.
Qui dit motivation constante et qualité dans le travail dit, turnover plus faible dans l’équipe. Vous aurez moins de départ.
Voilà pourquoi j'ai la certitude que les entreprises VT - ASV sont plus solides sur le long terme.
La répartition des activités par compétence est la clé d’une équipe gagnante , et les clients le ressentent !
Pardon pour ceux qui n’aiment pas le foot, mais cet exemple est très parlant: quand un entraîneur d’équipe nationale recrute un très bon défenseur qu’est-ce qui se passe ?
il lui dit: ok, tu es vraiment brillant en défense mais l’attaque c’est pas ton fort, cette année, on va te former à l’attaque, pour que tu sois plus complet.
tu es un très bon défenseur et pour aller plus loin, nous allons nous entraîner encore plus dur et plus spécifiquement afin que tu deviennes un défenseur d’exception.
Bien sûr la 2: et vous voyez où je veux en venir, il vaut toujours mieux chercher à sublimer ce que vous faites de mieux. Si dans votre pratique vous faites toutes les tâches qu’une ASV peut faire, vous ne brillerez jamais dans un secteur.
Tous les métiers, dans toutes les entreprises, ont tendance à se spécialiser. En médecine vétérinaire aussi, le besoin d’un service plus pointu est criant chez nos clients.
Avez-vous une description de fonction ASV ?
La description de fonction est la liste des tâches que votre ASV devra parcourir une fois engagée. Cette liste est essentielle car :
- Elle permet à la future engagée de comprendre le travail et donc de se projeter dans la vie de VOTRE entreprise (vous seriez surpris de voir à quel point le mode de vie des ASV diffère d’une structure à l’autre.
- Elle permet de se replonger dedans quand vous avez un léger litige. Par exemple, si la description de fonction est lue et acceptée par votre future recruté avant signature de contrat, et que les tâches stipulent que l’aspirateur est passé tous les jours en fin de journée, il sera difficile d’y échapper.
Le débat est ouvert, je n’ai pas dit qu’une ASV devait faire le ménage, je dis que quand une tâche est dans la description de fonction et que cette description est lue avant signature du contrat…
Personnellement nous avons choisi d’engager une femme de ménage afin de soulager le travail des ASV, et en même temps, celui-ci est bien stipulé dans la description de fonction.
La description de fonction se trouve plus bas, mais avant tout, une question qui vaut son pesant de cacahuètes :
Combien ça coûte une ASV ?
Engagée il y a 5 ans, une ASV à temps plein (38 heures semaine) coûte environ 3000 euros par mois. Evidemment, il ne s'agit pas de son salaire, ce serait trop beau, mais bien de ce que ça coûte à votre entreprise. Le calcul ennuyant se trouve ci-dessous.
Calcul ennuyant:
Prenez le brut de la feuille de paye : 1754, multipliez par 13,92, et multipliez le résultats par 1,35.
Soit 32961.
Divisez par 12 = 2746.
Hors chèque repas : 124
et hors assurance loi: 52
Certains avantages en nature (carte téléphone, carburant, ...)
Soit 3000 par mois à quelques euros près.
Je n'aime pas la comptabilité, pourtant à l'unif, c'est le seul contact que nous avons eu avec l'argent, un cours ou plutôt un essais de cours.
Vous pouvez être le meilleur comptable vétérinaire du monde, si vous ne savez pas faire rentrer de l'argent, vous analyserez (avec brio !) l'étendue de vos pertes.
Je sais comment faire entrer l'argent, je laisse à mon comptable le soins de quantifier la bonne nouvelle.
Vous devrez donc faire rentrer 3000 € par mois pour être à Zéro dépense.
Si, en tant que vétérinaire vous travaillez 5 jours semaine, cela équivaut à 21.65 jours/ mois (on a coutume de multiplier 1 semaines par 4,33 pour obtenir le nombre de semaines dans un mois).
Arrondissons à 22 jours par mois.
3000 € / 22 = 136 € à faire rentrer par jour pour payer votre ASV
Si ça vous semble beaucoup, en réalité votre mission ne sera pas de faire entrer autant d'argent. Pendant que vous travaillez, votre ASV va vendre. Des croquettes, des anti-parasitaires, etc...
C'est là qu'il faut raisonner en terme d'objectif.
Attention: les calculs ci-dessus doivent être pondérés: le coût d'une ASV constitue une charge déductible, c'est-à-dire une diminution d'impôts. Si vous payez des impôts et que vous engagez, vous payerez moins d'impôts. Très important dans votre calcul, posez la question à votre comptable.
Si vous n'aviez pas encore d'ASV, combien de temps sa présence va t-elle vous faire gagner ?
A chaque fois que vous hésitez à faire un examen complémentaire par faute de temps, celui-ci devient possible.
Vous allez obtenir du temps supplémentaire pour la recommandation alimentaire. Votre objectif: 2 sacs le matin et 2 sacs l'après-midi.
Votre ASV aussi devra s'y mettre.
Dans ma structure, je fonctionne par un système de bons très attractifs pour les clients (le premier sac est à 50 % du prix). Le lundi, je remplis les poches de mes ASV de ces bons, 10 pour la semaine (Par équivalent temps plein. Une ASV à mi-temps ne pourra pas en vendre autant), fin de semaine, les poches doivent être vides.
Combien de détartrages supplémentaires ? Le temps gagné par l'absence de téléphone et de comptoir (et tout le reste !), vous autorise à passer plus de temps avec chaque client, et à vous appuyer sur une prévention digne de ce nom.
Si vous êtes débordé, une ASV est d'un grand secours. Si vous n'êtes pas débordé, une ASV va vous aider à le devenir.
Description de fonction - Liste des tâches d'une Auxiliaire Vétérinaire:
Encadre le client au long de son parcours
Accueil client et son animal à la réception
Nouveau client : expliquer le fonctionnement du Centre, présenter l’équipe, qui fait quoi
(Faire patienter le client)
Contacter les propriétaires par téléphone pour les hospitalisés
Effectuer le suivi téléphonique des cas hors vaccin (prendre des nouvelles)
Donner les explications post opératoires au client
Poser des questions filtres au téléphone
Les “conseils comptoirs”
Conseils sur le comportement animal
Conseil alimentation, antiparasitaire, shampooing
Informations diverses (réglementation, éleveurs, adoptions …)
Matériel et locaux
Nettoyer les cages d’hospitalisation
Nettoyer, stériliser et ranger les instruments de chirurgie
Passer aspirateur au sol tous les soirs
Nettoyer le sol tous les soirs.
Soins pré et post-op
Préparer (tondre, désinfecter…) les animaux et la salle de chirurgie
Assister le chirurgien
Vérifier tenue du pansement
Le cas échéant rendre l'animal propre
Suivi hospitalisation
Remplir les fiches de soins aux hospitalisés
Donner à manger, à boire, prise de température
Câliner
Détecter les signes de douleur
S’assurer du confort général de l’animal hospitalisé
Apprendre à faire les différents pansements
Support au vétérinaire
Faire les contentions, aide administrative en consultation
Préparation microscopique (coloration des lames)
Couper les griffes
Suivi des pesées
Donner la base des conseils en nutrition
Faire les analyses sanguines
Prendre la température
Nettoyer les oreilles
Mise à jour fichier client
Créer les fiches des nouveaux clients
Etoffer les fiches des anciens clients : vente, informations nouvelles sur l’animal (informations obtenues au comptoir ou au téléphone)
Suivi administratif
Envoyer et suivre les envois aux établissements externes (labo, confrère, firmes pharmaceutiques…)
Gérer le stock et passer les commandes (vérification, étiquetage, rangement)
Inventaire
Comptage caisse et faire réconciliation avec données informatiques
Classement des documents divers (factures, labo, commande…)
Gérer le planning, les rendez-vous
Etablir les rappels de vaccins
Lire les mails et assurer le suivi
Créer les supports de communication
Suivre les modifications sur le site Internet
Gestion quotidienne de la page Facebook
Etablir une partie des newsletters destinées aux clients (rédaction et mise en page)
Gérer et développer les moyens de communications du Centre
Un plus : savoir utiliser un programme d’image pour la communication interne et externe au Centre (folders d’information, promotion, …)
Une partie pourra être envisagée en télétravail (1 journée)
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